Dieser Artikel ist Teil unserer Serie: "Das Wie ist wichtig", in der wir demonstrieren wie unsere Herangehensweise und Prozesse dazu führen dass Kunden permanent davon überrascht sind wie wenige Ecken und Kanten unsere Resultate haben.
Damit ein Unternehmen effizient arbeiten kann, ist es wichtig, dass Informationen für alle Mitarbeiter:innen zugänglich sind. Eine offene Informationskultur trägt dazu bei, Transparenz, Vertrauen und Zusammenarbeit im Unternehmen zu gewährleisten. Das Resultat? Höheren Produktivität und Effizienz.
Die größten Feinde einer solchen Kultur? Emails und Direkt-Chats..
Offene Stille Post
Innerhalb von Codista gibt es keine stille Post. Der Informationsfluss ist komplett offen.
Oftmals teilen wir sogar E-Mails und Direktnachrichten in den entsprechenden Kanälen, damit jeder die Möglichkeit hat, auf dem Laufenden zu bleiben. Auf diese Weise kann jeder schnell und einfach auf wichtige Informationen zugreifen, ohne eine lange E-Mail-Kette oder Chat-Konversation durchsuchen zu müssen.
Warum machen wir das? Notwendigkeit. Wir wollten eine neue Art zu arbeiten. Eine, die Kund:innen nicht möglichst weit von der Umsetzung entfernt, sondern das Gegenteil bewerkstelligt: Buy-in. Wir brauchten eine neue Arbeitsweise, die uns und unseren Kund:innen mehr Zeit für die Lieferung von Spitzenleistungen lässt, und auch sicherstellt, dass Entscheidungen schnell getroffen werden.
Unsere Lösung: Projekt-Teams haben nicht nur einen Ansprechpartner. Wenn Information von Kund:innen nun mehrere Zuflussstellen hat, muss diese Information intern gut verteilt werden. Wurde etwas besprochen oder entschieden, muss es an alle Beteiligten kommuniziert werden.
Information ist nichts wert solange sie nicht richtig verteilt wird.
Die Macht der Gewohnheit
Wir haben bald realisiert dass diese Art des Umgangs mit Information nicht sehr weit verbreitet ist. Wie auch? Die ersten modernen Business Messaging Apps (Slack, Microsoft Teams, Discord, Mattermost) sind maximal 10 Jahre alt. Nach und nach steigen Firmen und Konzerne nun also von E-Mail um auf Chat Messaging. Dabei wird oft das angelernte Email-Modell weitergeführt: ich schicke etwas an eine oder mehrere Personen. Vieles ist 'höchstpersönlich'.
Während wir als Codista also vor knapp 10 Jahren unsere Firma von vornherein auf Channel- bzw. Themen-basierte Kommunikation aufgebaut haben, sind viele Konzerne gerade erst dabei ihre alten Gewohnheiten abzulegen und dieses neue Modell zu leben. Dabei stoßen alle auf die gleichen Hindernisse.
Egal ob Slack, Microsoft Teams, Discord oder Mattermost: die folgenden Lösungen können überall angewandt werden.
Ist es das wert?
Wir wären nur nachlässig, wenn wir nicht auf die Frage eingehen würden, die sich jeder stellt: Ist das meine Zeit wert?
Ja! Man sollten immer versuchen, die Werkzeuge so zu verwenden, wie sie eigentlich gedacht sind. Es ist zwar möglich, mit einem Presslufthammer Nägel einzuschlagen, aber es ist sicher nicht die beste Methode.
Das sind die Vorteile die wir erleben:
- Es ist einfacher Teams up-to-date zu halten.
- Alle Teammitglieder können sehen, woran gearbeitet und was diskutiert wird.
- Es kann selektiv partizipiert werden.
- Probleme werden schneller gelöst, wenn mehrere Personen daran arbeiten.
- Von Informationsflut zu Informationsbecken: Themen, Team oder projektbasierte Aufteilung von Information führt zu überschaubaren Informationsfluss.
Kurz gesagt: wir könnten uns nicht vorstellen anders zu funktionieren. Auch nach all diesen Jahren hören wir nicht auf, neue Dinge auszuprobieren und uns den ständig wachsenden Herausforderungen anzupassen. Unsere neueste Errungenschaft ist z.B. unser "Async"-Channel.
Aber kommen wir nun zurück zu unseren Hindernissen.
Nr. 1: Der Notifications Wahnsinn
Der Versuch, das Chat-System wie ein E-Mail-Programm zu nutzen, führt oft dazu, dass ich mich überfordert fühle, weil ich ständig Benachrichtigungen erhalte und die Leute erwarten, dass ich sofort antworte.
Der Hauptstresstreiber in dieser Situation sind Benachrichtigungen. Benutzer erhalten eine Benachrichtigung, sobald sie eine Direktnachricht erhalten, unabhängig davon, ob die Nachricht tatsächlich dringend ist.
Die Lösung heißt Kanäle: Kanalbasierte Kommunikation ist die effizientere Art, geschäftliche Konversationen über Messaging-Apps zu führen. Dabei ist es wichtig, dass nicht jede Nachricht in einem Kanal eine Benachrichtigung auslöst - dies sollte nur geschehen, wenn der Name einer Person direkt erwähnt wird.
Wenn es zu viele direkte Erwähnungen gibt, ist es an der Zeit, den Kommunikationsstil des Teams zu überprüfen. Benachrichtigungen sind nämlich nicht wie das Aufzeigen in der Schule sondern eher wie das Aufgerufen-werden.
Nr. 2: Die Nachrichtenflut
Die ersten Hindernisse sind überwunden: alle arbeitsbezogenen Daten werden jetzt auf transparente Weise ausgetauscht, und das Team pflegt einen respektvollen Umgang mit Benachrichtigungen.
Als nächstes stellt man fest, dass es zu viele Informationen zu verarbeiten gibt. Die Nachrichtenflut ist überwältigend und es ist unmöglich, mit dem Lesen Schritt zu halten.
Die einzige Lösung besteht darin, die Kanäle von nun an regelmäßig neu zu bewerten und neu zu ordnen.
Bei sich entwickelnden Projekten und Organisationen ist es oft unerlässlich, die Kanäle neu aufzuteilen, wenn die Teams und das Aktivitätsniveau wachsen. Ein allgemeiner Marketingkanal, der vor einem Jahr noch ausreichte, muss wegen der höheren Aktivität nun in Digital Ads und Performance aufgeteilt werden. Gesundes, natürliches, Wachstum!
Nr. 3: Der plötzliche Call
Man kennt das: man ist vertieft in einer Sache und plötzlich fängt der Computer an zu klingeln? Kolleg:innen probieren Sie direkt über Slack oder Teams zu erreichen, ohne jegliche Vorwarnung.
Oft führt dieses Dilemma zu einem erhöhten Stresspegel. Eine Person wird mitten in ihrer Arbeit unterbrochen, dabei ist "Deep Work" etwas, das wir alle während unserer täglichen Arbeit anstreben. Es wäre vorteilhafter, per Direktnachricht zu fragen ob die andere Person in 10-15 Minuten Zeit hätte ein Thema zu besprechen. So können alle Beteiligten ihre Arbeit ungestört zu Ende bringen.
Wir haben uns darauf geeinigt dass Notfälle bzw. sehr dringende Themen nicht über Slack forciert werden. In solchen Fällen wird klassisch via Telefon angerufen. Somit gibt es klar definierte Eskalationsstufen.
Die Einführung einer offenen Informationskultur in Unternehmen ist eine kontinuierliche und andauernde Aufgabe.
Die beschriebene Art und Weise, wie wir Informationen weitergeben, erleichtert uns unsere tägliche Arbeit. Sie ermöglicht ein effizienteres Arbeiten und verringert das Risiko, Fehler zu machen. Denn das ist alles, was wir wollen: zufriedene Kunden und Projekte, auf die wir stolz sein können.