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Business-Software kaufen und anpassen oder individuell entwickeln? Im Rahmen unserer Arbeit stehen unsere Kund:innen immer wieder vor dieser Fragestellung.
Der folgende Leitfaden soll dabei helfen, eine fundierte Entscheidung für diese Fragestellung zu treffen. Starten wir mit dem Thema Ownership:
Ownership: Wie wichtig sind mir Unabhängigkeit, Datenschutz und Hosting?
- Müssen oder wollen wir jedes Detail selbst kontrollieren können?
- Muss oder will ich die Lösung selbst hosten können?
- Muss oder will ich meine Abhängigkeit von großen IT Dienstleistern und Anbietern von Standardlösungen verringern?
Je wichtiger einem Unternehmen die eigene Unabhängigkeit ist, desto eher sollte eine individuelle Lösung zum Einsatz kommen – denn Standardlösungen bringen oft Abhängigkeiten, Risiken und Einschränkungen mit sich.
Prozesse: Wie individuell sind unsere Prozesse?
- Folgen die Unternehmensprozesse einem Industriestandard oder sind die Prozesse sehr unternehmensspezifisch und individuell?
- Möchte ich meine Prozesse dem Tool anpassen oder soll das Tool sich unseren Prozessen anpassen?
- Wie individuell sind unsere Anforderungen?
- Wieviele unterschiedliche Systeme und Schnittstellen müssen angebunden werden?
Je einfacher die Prozesse, umso höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass eine Standardlösung gut für euren Use-Case funktionieren wird.
Sind die Prozesse sehr individuell und soll sich das Tool euren Prozessen und Anforderungen anpassen und nicht umgekehrt, ist eine Individual-Entwicklung zu empfehlen.
Organisation: Wie komplex ist unser Unternehmen?
- Habe ich ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern oder hat es mehrere 1000 Mitarbeiter?
- Besteht unser Unternehmen aus einer Gesellschaft oder aus mehreren Tochtergesellschaften?
Je komplexer und größer die Organisation, umso eher lohnt sich eine Individualentwicklung. Große Organisationen tendieren dazu, komplexe Anforderungen und Prozesse abbilden zu müssen.
Digitale Kompetenz: Wieviel digitales Wissen gibt es in unserem Unternehmen?
- Haben wir bereits ein Team für die Software-Entwicklung, Betrieb und Hosting?
- Haben wir etablierte Prozesse für das Anforderungsmanagement und die Qualitätssicherung?
- Haben wir IT Projektmanager:innen im Unternehmen?
Je weniger digitale Kompetenz im Unternehmen vorhanden ist, umso eher raten wir zur Nutzung von Standardlösungen.
Die Entwicklung von Individualsoftware ist ein komplexes Unterfangen. Die gesamte Entwicklung auszulagern halten wir für nicht sinnvoll. Bewährt hat sich bei uns eine Zusammenarbeit, bei der sich Kunde und Dienstleister die Aufgabenbereiche aufteilen und gemeinsam am Projekt gearbeitet wird.
Budget: Wieviel Geld und Zeit steht uns zur Verfügung?
- Wieviel Zeit steht zur Verfügung?
- Wieviel Budget steht uns zur Verfügung?
- Ist es uns wichtig, keine Lizenzkosten je User:in zu bezahlen?
- Ist es uns wichtig, nicht zu hochpreisigen Upgrades gezwungen zu werden?
Je weniger Zeit und Budget zur Verfügung steht, umso eher sollte auf eine Standardlösung gesetzt werden. Standardlösungen sind oft schnell einsetzbar und bringen viele Funktionen mit. Doch gerade in komplexeren Organisation stoßen diese schnell an Grenzen und bringen oft Lizenzmodelle und Feature-Limits mit.
Falls für die Entwicklung oder der Ablösung von einem bestehenden System ausreichend Zeit und Budget zur Verfügung steht, kann durch eine Individuallösung Unabhängigkeit von willkürlichen Lizenzkosten gewonnen werden.
User Experience: Wie wichtig ist uns die User Experience?
- Wollen wir, dass unser Team effizient und schnell arbeiten kann?
- Wollen wir uns auf das Wesentlichste konzentrieren oder wollen wir vor allem viele Prozesse ermöglichen?
Standard Lösungen im Business Bereich, die auf die Bedürfnisse eines Kunden angepasst werden können, glänzen meist nicht durch ihre User Experience.
Eine Individuallösung ermöglicht den Fokus auf das Wesentliche, effiziente Arbeitsabläufe und eine herausragende User Experience.
Fazit: Wann lohnt sich der Weg der Eigenentwicklung?
Eine individuell entwickelte Lösung macht besonders dann Sinn, wenn
- langfristige Skalierbarkeit und Kontrolle gefragt sind,
- die internen Abläufe komplex oder einzigartig sind,
- mehrere Systeme integriert werden sollen,
- digitale Kompetenz vorhanden ist,
- Datenschutz und Hosting eine zentrale Rolle spielen,
- und die Business-Software als echtes strategisches Werkzeug gedacht ist – und somit einen Geschäftsvorteil sichern soll.
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